Exemple type · Distribution multi-sites
Six process, six solutions en six mois chez un distributeur
Le client
Exemple type, pas un client réel. Distributeur multi-sites d'environ 45 salariés en Martinique : un dépôt, trois points de vente, un ERP de gestion commerciale et un logiciel de compta qui ne se parlent pas. Formule à 2 jours par semaine.
- 6 solutions en 6 mois
- ~25 h par semaine visées
- ~40 k€ par an visés
Le constat
Ce que les deux semaines de repérage font typiquement ressortir :
- des commandes fournisseurs ressaisies à la main depuis les emails et les PDF ;
- des relances clients faites quand quelqu'un y pense ;
- un rapprochement bancaire mené ligne à ligne en fin de mois ;
- des devis recopiés d'un modèle Word à l'autre ;
- un reporting hebdomadaire monté à la main dans Excel ;
- une boîte email commune que trois personnes trient en parallèle.
Ce que TAAQ met en place
Un process, une solution, sur les outils existants, sans changer d'ERP.
- Mois 1 : repérage en deux semaines, puis saisie des commandes fournisseurs. Lecture des bons reçus par email, pré-saisie dans l'ERP, validation humaine.
- Mois 2 : relances clients. Séquence email et WhatsApp selon l'ancienneté de la créance, journal des promesses de paiement.
- Mois 3 : rapprochement bancaire. Pointage automatique des relevés, seuls les écarts restent à traiter.
- Mois 4 : devis. Brouillon généré depuis la demande client et le tarif en vigueur, relu puis envoyé par le commercial.
- Mois 5 : reporting hebdomadaire, construit et envoyé chaque lundi.
- Mois 6 : tri des emails entrants, chaque message routé vers la bonne personne.
Résultats visés
Chaque process est mesuré avant et après. Objectif posé au départ : environ 25 heures par semaine rendues aux équipes, soit de l'ordre de 40 k€ par an de temps de travail réaffecté, et un référent interne capable de faire vivre les six solutions.